5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Der Mythos: E-Mail-Archivierung – immer wieder tauchen kuriose Behauptungen rund um das Thema E-Mail-Archivierung auf. Doch was steckt überhaupt dahinter?

Irrtum 1:
Für die Steuer sind lediglich die Rechnungen wichtig. Alles andere muss nicht archiviert werden.
Auflösung: Nach den GoBD ist ein Unternehmen verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, denn von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig – Stichwort „Geschäftsrelevanz“. Hinzu kommt, dass die E-Mail noch immer ein stark wachsendes Medium im Unternehmen ist. Rechnungen werden vermehrt automatisch per E-Mail anstatt über den Postweg versendet, weshalb eine E-Mail-Archivierung durchaus sinnvoll ist.

Irrtum 2:
Es reicht vollkommen aus, die wichtigsten E-Mails einfach auszudrucken.
Auflösung: Ausdrucken bedeutet, eine Kopie zu erstellen. Jedoch dürfen nach den GoBD nur Originalformate verwendet werden, die nicht konvertiert wurden. Sprich, wenn das Original über den digitalen Weg versandt wurde, gilt dieser Weg auch als Beleg und somit ist die E-Mail im Original aufzubewahren.

Irrtum 3:
Kleine Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung, die Pflicht gilt nur für große Konzerne.
Auflösung: Dem ist nicht so, denn die Aufbewahrungspflicht ist nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße gebunden. Auch kleinste Unternehmen und auch Einzelunternehmer unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift. Oder auch anders gesagt: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren. Zumindest könnte die Steuerprüfung neugierig werden, weshalb sich das betreffende Unternehmen nicht an die GoBD hält.

Irrtum 4:
Backups decken die Archivierung doch mit ab – da wird keine zusätzliche Archivierung benötigt.
Auflösung: Klassischer Weise wird ein Backup nur ein Mal am Tag durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind. Ein Backup alleine reicht also nicht aus, um rechtssicher agieren zu können. Ein Backup ergänzt eine Archivierungslösung, weshalb beide perfekt zusammenpassen und notwendige Bereiche im Unternehmen sind.

Irrtum 5:
Datenschutz und E-Mail-Archivierung passen nicht zusammen.
Auflösung: E-Mail-Archivierung und Datenschutz können durchaus in Einklang gebracht werden. Wichtig hierbei ist, dass E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten und deren Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist – wie z.B. Bewerbungen nach Absage – gesondert behandelt werden. Eine Lösung kann hier das regelbasierte Löschen sein. So können E-Mails gezielt ausgewählt und nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.